Pauschalpreis oder Aufwandsabrechnung vergleichen

Nicht jede tatsächlich geleistete Stunde wird später in gleicher Weise verrechnet. Interne Abstimmung, notwendige Nachbearbeitung oder eine nicht gesondert verrechenbare Übergabe können trotzdem Kosten verursachen. Für die Rechnung erfassen wir daher zunächst den gesamten erwarteten Ressourceneinsatz. Danach wird festgelegt, welche Bestandteile nach dem vorgesehenen Modell in die Kundenabrechnung eingehen. Der interne Kostensatz bleibt vom angebotenen Verkaufssatz getrennt.

Auch Fremdleistungen und direkt erforderliche Sachkosten brauchen eine eindeutige Behandlung. Sind sie im Pauschalpreis enthalten, werden sie als Kosten berücksichtigt. Im Stundenmodell kann eine gesonderte Verrechnung vorgesehen sein; dann muss auch der entsprechende Erlös sichtbar werden. Eine Position darf nicht zugleich vollständig weiterverrechnet und ohne den zugehörigen Erlös vom Ergebnis abgezogen werden. SUDI sorgt dafür, dass beide Modelle auf derselben Kostenabgrenzung beruhen und die Unterschiede tatsächlich aus der Vergütung entstehen.

Für dieselbe Aufgabe wird alternativ ein Nettostundensatz von 95 Euro vorgesehen. Die direkten Fremdkosten von 600 Euro werden im Beispiel zum gleichen Betrag gesondert weiterverrechnet. Sind sämtliche tatsächlich geleisteten Stunden vereinbarungsgemäß verrechenbar, ergibt sich bei 100 Stunden ein Erlös von 10.100 Euro und nach 6.600 Euro Kosten ein Beitrag von 3.500 Euro. Bei 140 Stunden stehen 13.900 Euro Erlös den 9.000 Euro Kosten gegenüber; der Beitrag beträgt 4.900 Euro.

Diese Rechnung gilt nur unter der ausdrücklichen Annahme vollständiger Verrechenbarkeit und tatsächlicher Beauftragung des Aufwands. Können bei 140 tatsächlich geleisteten Stunden nur 120 Stunden verrechnet werden, beträgt der Erlös einschließlich Fremdkostenersatz 12.000 Euro. Nach Abzug der 9.000 Euro Kosten verbleiben 3.000 Euro. SUDI prüft deshalb auch interne Zeitanteile, vereinbarte Obergrenzen und mögliche Freigabeerfordernisse. Ein hoher Stundensatz allein garantiert keinen höheren Beitrag, wenn erhebliche Arbeit unvergütet bleibt.

Ein hoher Sicherheitsaufschlag ist nicht immer die beste Antwort auf unklare Anforderungen. Häufig lässt sich ein Teil der Unsicherheit vorab reduzieren: durch eine Sichtung vorhandener Daten, die Festlegung von Schnittstellen oder einen begrenzten ersten Projektabschnitt. Danach kann der weitere Umfang besser eingeschätzt werden. SUDI rechnet, welchen wirtschaftlichen Unterschied eine solche Vorbereitung macht und welche Kosten sie selbst verursacht.

Ein abgestuftes Modell kann beispielsweise eine klar abgegrenzte Bestandsaufnahme mit anschließender Entscheidung über die Umsetzung verbinden. Es ist jedoch nur dann hilfreich, wenn die Abschnitte für den Kunden einen nachvollziehbaren Inhalt haben. Zusätzliche Abrechnungsstufen dürfen nicht lediglich fehlende Klarheit verdecken. Wir vergleichen deshalb Aufwand, Erlös und Entscheidungszeitpunkt für die tatsächlich vorgesehenen Phasen. So wird sichtbar, ob die bessere Informationslage einen späteren Pauschalpreis belastbarer macht oder eine transparente Stundenabrechnung weiterhin zweckmäßig ist.

Für die Kalkulation werden vorbereitende Stunden nicht einfach aus dem Gesamtprojekt entfernt. Sind sie zusätzlich erforderlich, müssen ihre Kosten und die dafür vorgesehene Vergütung im Vergleich erscheinen. Werden sie ohnehin für die Umsetzung benötigt, kann eine gesonderte erste Phase vor allem den Zeitpunkt der Entscheidung verändern. Diese Unterscheidung verhindert, dass ein gestuftes Angebot allein durch eine andere Darstellung wirtschaftlich günstiger wirkt, obwohl der gesamte Ressourceneinsatz unverändert bleibt.

Für den Einstieg reichen die Beschreibung eines typischen Auftrags, bisherige Zeitaufzeichnungen und Ihre aktuellen Kosten- und Preisannahmen. Wir prüfen, welche Daten vergleichbar sind und wo Erfahrungswerte fehlen. Daraus entwickeln wir mehrere realistische Aufwandssituationen für dieselbe Leistung. Der Vergleich zeigt Erlös, abgegrenzte Kosten, verbleibenden Beitrag und die wesentlichen Voraussetzungen des jeweiligen Modells.

Patrick Sudi begleitet die wirtschaftliche Auswertung und die Vorbereitung Ihrer Angebotsentscheidung. Ziel ist kein pauschaler Vorrang für Pauschalpreis oder Stundenabrechnung. Sie sollen erkennen, welches Modell zum konkreten Auftrag, zur vorhandenen Informationslage und zur Erwartung Ihres Kunden passt. Das Ergebnis lässt sich anschließend für ähnliche Aufträge weiterverwenden, sofern Leistungsumfang und Kostenbasis erneut geprüft werden. So verbessert sich Ihre Preisentscheidung auf Grundlage tatsächlicher Projekterfahrung.