Import Abrechnungen Lohnverrechnung

Vorhandene Abrechnungsdaten für die Übergabe ordnen

Bei der Vorbereitung eines Imports von Abrechnungsdaten hilft eine klare Übersicht über die vorgesehenen Personen und Abrechnungszeiträume. Beschreiben Sie, aus welcher Quelle die Daten stammen und welchen Bearbeitungsstand sie darstellen.

Wenn zu einem Zeitraum mehrere Fassungen vorliegen, kennzeichnen Sie diese nachvollziehbar. Die Auswahl der zur Abstimmung bereitgestellten Unterlagen sollte intern bekannt sein, damit Rückfragen nicht mit unterschiedlichen Datenständen beantwortet werden. Eine benannte Ansprechperson kann die erforderlichen Informationen zusammenführen.

Stellen Sie zunächst fest, welche Unterlagen in Ihrem Unternehmen tatsächlich verfügbar sind. Halten Sie Lücken offen fest und unterscheiden Sie zwischen bereits vorliegenden Angaben und noch angeforderten Informationen.

Hilfreich ist eine einfache Zuordnung nach Person und Zeitraum, anhand derer Sie fehlende Bestandteile intern nachverfolgen können. Ergänzen Sie bei Unklarheiten eine kurze Erläuterung zur Datenquelle. So lässt sich der Klärungsbedarf gezielt besprechen, ohne aus unvollständigen Unterlagen vorschnelle Schlüsse zu ziehen.

Abrechnungsstände und Änderungen kenntlich machen

Für Ihre eigene Vorbereitung empfiehlt sich eine eindeutige Benennung des übergebenen Stands. Liegen Korrekturen oder nachträgliche Ergänzungen vor, beschreiben Sie deren Bezug zu den bisherigen Angaben. Geben Sie dabei an, welche Person und welcher Zeitraum betroffen sind.

Bewahren Sie die ursprüngliche Zusammenstellung für Ihre interne Nachverfolgung nachvollziehbar auf. Dadurch können Sie im weiteren Austausch genauer erklären, welche Information hinzugekommen ist und welche Frage bereits anhand früherer Unterlagen besprochen wurde.

Wenn neben Abrechnungsdaten auch Fixwerte übernommen werden sollen, können Sie den Import Fixwerte Lohnverrechnung in die Abstimmung einbeziehen. Halten Sie fest, welche Informationen in der jeweiligen Zusammenstellung enthalten sind und wo Sie Überschneidungen vermuten.

Die sachliche Erläuterung Ihrer Ausgangsdaten ist dabei hilfreicher als eine selbst vorgenommene technische Zuordnung. Sammeln Sie offene Fragen zu den Datenbereichen und lassen Sie diese möglichst durch eine gemeinsame betriebliche Ansprechperson koordinieren.

Übernahme und weitere Abrechnung organisieren

Für die anschließende organisatorische Planung kann die Abrechnung je Dienstnehmer ein weiterer Gesprächspunkt sein. Beschreiben Sie, welche vorhandenen Abrechnungsdaten Sie übergeben möchten und welche künftigen Aufgaben Sie gesondert ansprechen wollen.

Stimmen Sie intern ab, wer Rückmeldungen zu den übergebenen Zeiträumen beantwortet und wer neue Informationen bereitstellt. So bleibt im Austausch nachvollziehbar, worauf sich eine Frage bezieht und welche Unterlagen für den jeweiligen Arbeitsschritt zur Verfügung stehen.

Übernahme der vereinbarten Abrechnungsdaten in die Lohnverrechnung. Die Umsetzung erfolgt nach Prüfung der bereitgestellten Daten und Abstimmung des Importumfangs. Zusätzliche Anpassungen außerhalb des vereinbarten Imports werden gesondert angeboten.