Import gesamte Buchhaltung aus Fremdsystem

Den Buchhaltungsbestand vor der Übergabe erfassen

Eine umfassende Buchhaltungsübernahme benötigt zunächst einen verständlichen Überblick über die vorhandene Ausgangslage. Halten Sie fest, aus welchem bisherigen System die vorgesehenen Daten stammen und welche Zeiträume Sie für die Übernahme besprechen möchten.

Benennen Sie außerdem die betrieblichen Ansprechpersonen, die Auskunft über die vorhandenen Unterlagen geben können. Wenn mehrere Datenbestände oder unterschiedliche Bearbeitungsstände vorliegen, sollten diese in Ihrer Übersicht getrennt erkennbar sein. So schaffen Sie eine belastbare Grundlage für die organisatorische Abstimmung.

Stellen Sie für Ihre Vorbereitung zusammen, welche Buchhaltungsdaten tatsächlich verfügbar sind und welche noch angefordert werden müssen. Beschreiben Sie die vorhandenen Zusammenstellungen mit ihren bisherigen Bezeichnungen, statt ihre Eignung für einen Import selbst vorauszusetzen.

Vermerken Sie erkennbare Lücken und offene Fragen gesondert. Eine Übersicht mit Datenquelle, Zeitraum, Stand und verantwortlicher Person erleichtert es Ihnen, Informationen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenzuführen und den Fortschritt Ihrer internen Vorbereitung nachzuvollziehen.

Datenbereiche und Übergabestand abgrenzen

Gehen Sie die vorgesehenen Datenbereiche gemeinsam mit den zuständigen Personen durch. Wenn Bankdaten einen eigenen Abstimmungspunkt bilden, können Sie den Import Bank Buchhaltung in Ihre Planung einbeziehen.

Halten Sie dabei fest, welche Konten und Zeiträume in den jeweiligen Zusammenstellungen enthalten sind. Durch diese Vorbereitung werden mögliche Überschneidungen sichtbar. Welche Daten in welchem Umfang übernommen werden sollen, lässt sich anschließend auf einer klar beschriebenen Ausgangslage besprechen.

Für einen nachvollziehbaren Übergang empfiehlt sich ein intern abgestimmter Datenstand. Notieren Sie, bis zu welchem Zeitpunkt die bereitgestellten Informationen zusammengestellt wurden und wie später bekannt werdende Änderungen festgehalten werden.

Benennen Sie eine Person, die Rückfragen bündelt und Antworten aus Ihrem Unternehmen koordiniert. Wenn eine korrigierte Fassung erforderlich wird, beschreiben Sie die Änderung mit Bezug zur bisherigen Lieferung. So bleibt nachvollziehbar, welche Zusammenstellung zu welchem Gesprächsstand gehört.

Systemwechsel und Einrichtung gemeinsam planen

Bei einem Wechsel aus einem anderen System kann auch die Übernahme aus einem Fremdsystem und Einrichtung für die Buchhaltung ein gesonderter Gesprächspunkt sein. Erläutern Sie, welche Aufgaben Sie im Zusammenhang mit dem Übergang besprechen möchten.

Unterscheiden Sie in Ihrer Vorbereitung zwischen vorhandenen Daten, offenen Verständnisfragen und gewünschter weiterer Einrichtung. Diese Aufteilung hilft Ihnen, Anliegen konkret zu formulieren, passende Unterlagen bereitzuhalten und die nächsten organisatorischen Schritte mit den beteiligten Ansprechpersonen nachvollziehbar abzustimmen.

Übernahme der vereinbarten Buchhaltungsdaten aus einem Fremdsystem. Die Umsetzung erfolgt nach Prüfung der bereitgestellten Daten und Abstimmung des Importumfangs. Zusätzliche Anpassungen außerhalb des vereinbarten Imports werden gesondert angeboten.