Import Stammdaten Lohnverrechnung

Mitarbeiterstammdaten für die Übergabe ordnen

Ein Stammdatenimport beginnt organisatorisch mit der Frage, welcher Mitarbeiterbestand zu welchem Zeitpunkt übernommen werden soll. Legen Sie dafür eine Übersicht der betroffenen Personen an und benennen Sie die Quelle der bereitgestellten Daten.

Hilfreich ist außerdem eine eindeutige interne Zuordnung, mit der sich Rückfragen zu einzelnen Datensätzen beantworten lassen. Wenn mehrere Personen dieselben Namen tragen oder verschiedene Personalnummern im Umlauf sind, kennzeichnen Sie diese Besonderheiten bereits in Ihrer Vorbereitung.

Stellen Sie möglichst einen nachvollziehbaren Datenstand zusammen. Eine Sammlung aus mehreren Bearbeitungsständen erschwert die Entscheidung, welche Angabe maßgeblich sein soll. Vermerken Sie deshalb, wann die jeweilige Zusammenstellung erstellt wurde und wer in Ihrem Unternehmen Auskünfte dazu geben kann.

Änderungen, die nach diesem Zeitpunkt bekannt werden, können Sie zunächst gesondert festhalten. So bleibt für die Abstimmung sichtbar, welche Informationen bereits vorliegen und welche noch ergänzt oder geklärt werden müssen.

Personenbezug und offene Angaben klären

Gehen Sie Ihre Übersicht vor der Übergabe auf offensichtliche Lücken und doppelte Einträge durch. Notieren Sie Unklarheiten ausdrücklich, statt fehlende Angaben durch Vermutungen zu ersetzen. Für die interne Koordination empfiehlt sich eine kurze Liste mit Person, offenem Punkt und zuständiger Ansprechperson.

Stimmen Sie auch ab, wer den ausgewählten Datenstand bestätigt. Diese Vorbereitung dient der Verständigung über die Ausgangslage und nimmt das Ergebnis der anschließenden Datenprüfung nicht vorweg.

Betrachten Sie Mitarbeiterstammdaten und weitere Informationen zur Lohnverrechnung als getrennte Abstimmungspunkte. Wenn zusätzlich Fixwerte übernommen werden sollen, können Sie den Import Fixwerte Lohnverrechnung in Ihre Planung aufnehmen.

Halten Sie dabei fest, auf welchen Personenbestand sich beide Datenlieferungen beziehen. Eine gemeinsam verwendete interne Zuordnung erleichtert es Ihnen, Unterschiede zwischen den Zusammenstellungen zu erkennen und Rückfragen gezielt an die richtige Stelle weiterzugeben.

Die Stammdatenübergabe intern vorbereiten

Bei einer umfassenderen Übergabe bietet die Checkliste Übergabe der Lohnverrechnung einen ergänzenden Anknüpfungspunkt für Ihre Vorbereitung. Legen Sie intern fest, wer Daten zusammenstellt, offene Angaben nachfasst und Rückmeldungen bündelt.

Bewahren Sie für Ihre eigene Nachverfolgung eine eindeutig bezeichnete Fassung der übergebenen Unterlagen auf. Falls später eine korrigierte Zusammenstellung erforderlich wird, beschreiben Sie die Änderungen kurz und konkret, damit die weitere Abstimmung auf einer nachvollziehbaren Grundlage erfolgen kann.

Übernahme der vereinbarten Mitarbeiterstammdaten in die Lohnverrechnung. Die Umsetzung erfolgt nach Prüfung der bereitgestellten Daten und Abstimmung des Importumfangs. Zusätzliche Anpassungen außerhalb des vereinbarten Imports werden gesondert angeboten.