Buchhaltung: Automatikbuchungen

Wiederkehrende Buchungsdaten geordnet verarbeiten

Automatikbuchungen kommen für Buchungsdaten in Betracht, die sich in einem abgestimmten Ablauf wiederkehrend verarbeiten lassen. Das Angebot richtet sich an Unternehmen, die ihre laufende Buchhaltung mit digital bereitgestellten Informationen organisieren möchten.

Entscheidend ist dabei, welche Daten tatsächlich vorliegen und wie diese Ihrem Betrieb zugeordnet werden können. Der Nutzen liegt in einem geordneten Arbeitsablauf für wiederkehrende Buchungszeilen und in einer klaren Abgrenzung zu Vorgängen, die eine individuelle Bearbeitung benötigen.

Beschreiben Sie zu Beginn, aus welchen Anwendungen oder Unterlagen Ihre Buchungsinformationen stammen. Hilfreich sind Angaben zum betroffenen Zeitraum, zum ungefähren Umfang und zu bereits bestehenden Buchungsabläufen.

Auch Änderungen im Vergleich zu früheren Perioden sollten erkennbar sein. So lässt sich besprechen, welche Informationen für die Automatikbuchungen verwendet werden können und an welchen Stellen zusätzliche Angaben oder eine andere Form der Bearbeitung erforderlich werden.

Datenquelle und Zuordnung vorbereiten

Zur Vorbereitung gehört außerdem die Abstimmung der Datenübergabe. Welche Dateien werden bereitgestellt, wer beantwortet Rückfragen und welche Unterlagen gehören zu den jeweiligen Geschäftsvorfällen? Eine nachvollziehbare Zuordnung erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Betrieb und der Buchhaltung.

Teilen Sie bekannte Besonderheiten bereits mit der ersten Anfrage mit, etwa unterschiedliche Datenquellen, nachträglich ergänzte Belege oder einen Wechsel im bisherigen Arbeitsablauf. Das macht den tatsächlichen Bearbeitungsbedarf besser besprechbar.

Nicht jeder Vorgang passt in denselben Ablauf. Für Sachverhalte, die einzeln bearbeitet werden sollen, finden Sie die gesonderte Leistung Manuelle Buchungen. Wenn zunächst Buchhaltungsdaten aus einer vorhandenen BMD-Umgebung übernommen werden müssen, kann die Übernahme einer vollständigen BMD-Exportdatei der passende vorgelagerte Schritt sein.

Welche Kombination in Ihrem Fall sinnvoll ist, wird anhand der vorhandenen Daten und des vereinbarten Auftrags geklärt; die einzelnen Angebote haben jeweils ihren eigenen Leistungsumfang.

Passenden Buchungsablauf abstimmen

Nennen Sie in Ihrer Anfrage den gewünschten Beginn und die Person, die in Ihrem Unternehmen für Belege und Buchungsdaten zuständig ist. Besprechen Sie auch, ob ein einmaliger Datenbestand oder ein laufender Ablauf vorgesehen ist.

Auf dieser Grundlage können Umfang, Übergabe und weitere Arbeitsschritte konkret vereinbart werden. Sie erhalten dadurch eine klarere Grundlage dafür, welche Buchungszeilen über dieses Angebot bearbeitet werden sollen und welche zusätzlichen Arbeiten separat abzustimmen sind.

Automatikbuchungen. Preis gemäß der SUDI-Preisliste: 1,50 € netto je Buchungszeile.

Eine Warenkorbeinheit entspricht der angegebenen Verrechnungseinheit. Die benötigte Anzahl richtet sich nach dem tatsächlichen Umfang.

Für Buchhaltung gilt eine Mindestverrechnung von 250,00 € netto pro Monat.

Der konkrete Leistungsumfang, Beginn und weitere Arbeiten werden vor der Bearbeitung abgestimmt. Alle Preise zuzüglich der jeweils anwendbaren Umsatzsteuer.